Powerpoint Guide

Powerpoint ist ein ausgezeichnetes Werkzeug, um einer Präsentation en richtigen Schliff zu verleihen. Eine gute Präsentation sollte den Vortragenden und das Thema in den Vordergrund rücken, während sie selbst in den Hintergrund tritt. Eine schlechte Präsentation hingegen lenkt vom Thema ab und stellt den Vortragenden in ein schlechtes Licht.

Mit diesem Power Point Guide fällt es leicht, eine gute Präsentation zu gestalten. Man lernt, Fehler zu vermeiden und wirkungsvolle Elemente zu benutzen, die jede Präsentation in einen Erfolg verwandeln können. Punkt für Punkt findet man hilfreiche Tipps und Ideen, die einen Leitfaden bieten, um die eigene Präsentation perfekt zu gestalten.

So wird die Powerpoint Präsentation wirksam

Für eine gute Powerpoint Präsentation ist es natürlich wichtig, sich mit der Software gute auszukennen damit man die zur Verfügung stehenden Elemente auf geschickte Weise nutzen kann. Eine gute Präsentation ist jedoch vielmehr als nur umfangreiche Software Kenntnis. Sie kennzeichnet sich durch:

Gute Vorbereitung
Ausreichende Recherchen und gute Planung tragen dazu bei, dem Publikum das Thema auf überzeugende Weise darzustellen.
Richtig entworfen
Die einzelnen Punkte werden so visualisiert, dass sich hervorheben, ohne überwältigend zu sein oder das Thema unnötig zu komplizieren.
Übung macht den Meister
Der Vortrag sollte so lange geprobt und zeitlich abgestimmt werden, bis man jedes Detail beherrscht.
Sichere Haltung beim Vortragen
Beim Vortragen der Präsentation sollte man die Ruhe bewahren, sicher auftreten und mit Energie und Begeisterung kommunizieren.
Fehler vermeiden
Kitschige Clipart sollte ebenso vermieden werden, wie unnötige Auffälligkeit. Auch Fehler, wie direktes Ablesen von Texten, sollten vermieden werden.

Wo findet man die besten Vorlagen?

Wer noch nicht viel Erfahrung beim Präsentieren mit Power Point hat, kann sich einer Vorlage bedienen, die man auf verschiedenen Webseiten finden kann. Auf Envato Elements findet man beispielsweise viele Vorlagen, die als Idee dienen können und kann auch Templates herunterladen, die sich in die eigene Präsentation integrieren lassen. Die vorgefertigten Designs sind für den Anfänger eine perfekte Lösung.

Der best-mögliche Start

Eine erfolgreiche Präsentation hängt nicht nur von den einzelnen Power Point Slides ab. Es müssen auch einige andere Punkte bedacht werden, über sich Gedanken machen sollte, bevor man mit der Arbeit in Powerpoint beginnt.

Gesamte Präsentation strukturieren

Zunächst einmal sollte man sich darüber Gedanken machen, wie der Stoff, den man zum Thema gesammelt hat, am besten geordnet werden kann. Dazu gehört beispielsweise die Reihenfolge der einzelnen Unterpunkte. Im ersten Schritt sollte man die gesamte Präsentation in einem Man die gesamte Präsentation in einem Schreibprogramm wie Word niederschreiben und dabei überprüfen, ob das Thema gut entwickelt wird.

Zuhörer mit wichtigsten Punkten fesseln

In der Präsentation werden nur die wichtigsten Punkte angeführt. Die Entwicklung, die zur Findung dieser Punkte geführt hat, kann man als Anhang verwenden, der bei der Beantwortung von Fragen nach dem Vortrag benutzt werden kann.

Für den Vortraghaltenden ist es extrem wichtig, sein Publikum genau zu kennen. Nur so kann er perfekt auf die jeweiligen Ansprüche eingehen. Eine Präsentation für eine Gruppe von Ärzten gestaltet sich in Sprachgebrauch, Verwendung von Humor und Einsatz von Beispielen ganz unterschiedlich, als eine Präsentation für eine Gruppe von jungen Start-up Unternehmern.

Üben und Verbessern

Schon von Beginn an sollte immer wieder geübt werden. Denn nur so kann sich an Rhythmus und Fluss der Präsentation gewöhnen. Man entwickelt auf diese Weise ein Gespür für die Nuancen der Arbeit und merkt, welche Stellen besonders gut fließen und welche nachgearbeitet werden müssen.

Die Stellen, die nicht gut fließen, müssen überarbeitet und neu geschrieben werden. Die schriftliche Ausführung der Präsentation ist die wichtigste Garantie für deren Erfolg. Daher sollte man auch keine Mühen scheuen und den Text solange umschreiben und bearbeiten, bis er beim Üben perfekt vorgebracht werden kann.

Bei einer sehr wichtigen Präsentation kann es eine ausgezeichnete Idee sein, den Vortrag vor einer Vertrauensperson zu halten und auf diese Weise von wertvollem Feedback zu profitieren. Schwachpunkte, die man vielleicht selbst nicht bemerkt hat, können auf diese Weise behoben werden.

Arbeit mit Powerpoint einfach gemacht

Powerpoint ist ein Programm, mit dem auch der Anfänger relativ leicht arbeiten kann. Man kann Bilder, Grafiken und sogar Videos importieren, so dass man verschiedene Elemente für die Präsentation zusammenstellen kann. Es gibt dabei einige Tipps und Tricks auf die man achten sollte, um sich einerseits die Arbeit zu erleichtern und andererseits eine erfolgreiche Präsentation zu gestalten.

Folien einfach gestalten

Beim Planen der einzelnen Folien sollte man auf eine einfache Gestaltung achten. Sind die Folien zu überladen, so wirkt das auf den Betrachter verwirrend. Es ist schwer zu erkennen, auf welchen Punkt man sich konzentrieren sollte und das lenkt am Ende vom Vortrag ab. Aus dem gleichen Grund sollte man auch viel Text auf den Folien vermeiden.

Einfach und übersichtlich gestaltete Folien hingegen Erlauben es dem Zuhörer, dem Vortrag besser zu folgen und erhöhen Interesse und Konzentration. Übersichtliche Slides helfen auch dem Vortragenden dabei, den roten Faden bei seinem Vortrag nicht zu verlieren. Bei der Gestaltung der Slides gilt also das alte Prinzip: Weniger ist mehr.

Jede Folie muss erstklassig sein

Grafiken und Fotos, die für die Präsentation benutzt werden, sollten stets erstklassig sein. Ein hochwertiges Design beeinflusst die Zuhörer stets positiv. Es ist erwiesen, dass eine hochwertige Powerpoint Präsentation hoch eingeschätzt wird und der positive visuelle Eindruck automatisch dazu führt, dass die gesamte Präsentation eher als nutzbringend bewertet wird.

Beim Einsatz von Grafiken und Fotos sollte man außerdem nach frischen Ideen Ausschau halten. Eineige abgegriffene Darstellungen, die häufig eingesetzt werden, haben viele Zuschauer schon oft gesehen. Sie tragen dazu bei, dass die Präsentation als wenig originell eingestuft wird und der Zuhörer verliert schnell das Interesse. Deshalb lohnt es sich auf jeden Fall, auf gebührenpflichtige Stock Fotos zurückzugreifen, wenn man eine wichtige Präsentation vorbereitet.

Die vorgefertigten Templates bieten einen weiteren Vorteil: Man spart Zeit. So kann man mehr Zeit auf eine perfekte Strukturierung des Inhalts verwenden und die Powerpoint Slideshow relativ schnell fertigstellen.

Typografie und Farben geschickt wählen

Die Wahl von Typografie und Farben löst bei dem Betrachter eine unterbewusste Reaktion aus, die unwillkürlich zu einer Bewertung des Vortrags führt. Daher lohnt es sich, auf professionell wirkende Typografie Wert zu legen. Bei den Farbkombinationen sollte man auf moderne Zusammenstellungen achten, die sich aus traditionellen Konzepten lösen und den Grafiken einen aktuellen Eindruck verleihen.

Schriftart und Farbe sollten in der gesamten Präsentation gleich gehalten werden. Das sorgt für einen optischen Zusammenhang zwischen den einzelnen Folien. Auch sollte die Größe der Schrigt einheitlich gewählt werden.

Formtierung der Folien auf das Wesentlich begrenzen

Werden die Objekte innerhalb einer Folie gleichmäßig ausgerichtet, so wird die Präsentation übersichtlicher und wirkt auch professioneller. Dieses Ziel kann mit den Formatierungsoptionen sehr leicht erreicht werden. Man sollte jede Folie auf die Ausrichtung überprüfen.

Generell empfiehlt es sich, mit den Formatierungsmöglichkeiten vorsichtig umzugehen, um die Präsentation nicht zu überladen. Ausrufungszeichen, Unterstreichen oder der Einsatz von kursiver oder fetter Schrift sollten nicht nötig sein. Die Betonung verleiht man während des mündlichen Vortrags.

Textblöcke vermeiden

In den Folien sollte man lange Textblöcke vermeiden. Keinesfalls sollte man während des Vortrags den Text von den Folien ablesen. Das ist unprofessionell und trägt dazu bei, dass man die Aufmerksamkeit der Zuhörer schnell verliert. Die Folien sollten nur kurze Stichpunkte enthalten, die eine zentrale Idee zusammenfassen.

Statt Text sollte die Präsentation andere visuelle Elemente beinhalten, die den Vortrag bereichern und unterstützen. Infografiken sind dazu eine ideale Möglichkeit, die Leben in die Präsentation bringen und die Aufmerksamkeit des Zuhörers fesseln. Sie tragen auch dazu bei, die Glaubwürdigkeit des Vortrags zu untermauern.

Videos einbauen

Wir im Vortrag eine große Idee präsentiert, so kann ein Video hilfreich sein, um einen anderen Blickpunkt zu beleuchten. In der Powerpoint Präsentation lässt sich ein Video recht leicht einbinden. Wer damit noch keine Erfahrung hat, kann leicht im Internet eine entsprechende Anleitung finden.
Diagramme lassen sich ebenfalls leicht in die Präsentation einbauen und helfen dabei, Zahlen und wichtige Fakten auf anschauliche Weise darzustellen.

Üben mit der fertigen Power Point Präsentation

Eine Präsentation scheitert häufig daran, dass man sich einfach nicht genug Zeit zum Üben nimmt. Selbst glänzend ausgearbeitete Folien können einen überzeugenden Vortrag nicht ersetzen. Deshalb gilt es auch, wenn man seinen Text ausgearbeitet und danach die einzelnen Folien für die Präsentation ausgearbeitet hat, erneut zu üben, bis der Vortrag perfekt ist.

Schon beim Üben zahlt es sich aus, bei der Präsentation die Referentenansicht zu nutzen. Bei dieser Option kann man Notizen zu jeder Folie ausnutzen, die nur für den Vortragenden sichtbar sind. Sie dienen als kleine Gedächtnisstütze und helfen oft dabei, die Nervosität während des Vortrags zu mindern.

Generelle Tipps zum Üben der Präsentation

Eine ausgezeichnete Methode ist es, vor dem Spiegel zu üben. Auf diese Weise kann man die richtige Mimik und Gestik trainieren, die eine wichtige Rolle spielen, um den Vortrag überzeugend zu gestalten. Dabei sollte man auch darauf achten, den Blick nicht auf eine bestimmte Stelle zu fixieren, sondern vielmehr abwechselnd in die Mitte, sowie zu beiden Seiten zu blicken.

Nicht minder wichtig sind natürlich die richtige Intonation der Stimme, die Geschwindigkeit mit der man spricht sowie ein geschicktes setzen von Pausen. Den besten Effekt erzielt man, wenn man sich beim Üben aufnimmt, beispielsweise mit der Aufnahme Funktion vom Smartphone. So kann man sich selbst bewerten und die nötigen Änderungen vor dem nächsten Übungsvorgang vornehmen.

Das Modulieren der Stimme ist für den Erfolg des Vortrags ebenfalls essentiell und sollte daher ebenfalls zum Üben gehören. Wir mit gleichförmiger Stimme vorgetragen, so wirkt die Präsentation langweilig und erfahrungsgemäß blenden die Zuhörer die monotone Stimme nach einer Weile einfach aus.

Publikum einbinden

Es gibt keine wirksamere Methode, die Aufmerksamkeit des Publikums zu erzielen, als ein interaktiver Vortrag, beim dem auch den Zuhörern eine Rolle zukommt. Dazu kann man gezielt Fragen an die Zuhörer in den Vortrag einarbeiten. Dies tragen auch zur Retroalimentation für den Vortragenden bei, der durch die Antworten der Zuhörer feststellen kann, wie interessiert das Publikum ist

Nach dem Vortrag wird normalerweise ein Zeit für Fragen und Antworten eingeplant. Auch darauf sollte man vorbereitet sein, so dass man Fragen, die zu dem allgemeinen Sachgebiet gehören, ohne zu zögern beantworten kann.

Zeitkontrolle ist wichtig

Vorträge sollten nicht zu lang sein, wenn man die Aufmerksamkeit der Zuhörer bis zum Schluss fesseln möchte. Deshalb sollte man sich schon vor dem Erarbeiten des Vortrags eine bestimmte Zeitgrenze setzen. Beim Üben sollte man dann jedes Mal die Zeit stoppen, die man tatsächlich für den Vortrag braucht.

Dennoch gilt es, langsam zu sprechen. Die meisten geübten Redner sprechen langsam, um besser Betonen zu können und es den Zuhörern gleichzeitig zu erleichtern, die dargebotene Information aufzunehmen. Auch Pausen tragen dazu bei, den Vortrag aufzulockern und die Information leichter zugänglich zu machen.

Am Tag des Vortrags

Kommt der große Tag des Vortrags, so gilt es ebenfalls, etliche Dinge zu beachten, um die Präsentation so perfekt wie möglich zu gestalten. Wer sich gut vorbereitet hat, kann dem Event gelassen entgegensehen. Darum sollte man sich vor dem Vortrag entspannen und selbstsicher auftreten.

Die erste Aufgabe besteht darin, die Zuhörerschaft einzuschätzen. Wer ein gutes Gefühl für sein Publikum hat, kann seinen Vortrag so beginnen, dass sich auch eine gespannte Atmosphäre lösen kann und das Eis gebrochen wird. So stellt sich beim Vortragenden schnell Sicherheit ein und die Zuhörer sind williger, den Inhalt des Vortrags aufzunehmen.

Nervosität führt in der Regel dazu, dass man schneller spricht. Darum sollte man sich bewusst darauf konzentrieren, langsam zu sprechen. Auf diese Weise wird man auch selbst ruhiger. Wenn man selbstsicher Auftritt, fühlt man sich auch bald sicherer. Langsames Sprechen und eine selbstsichere Körpersprache tragen zu einem professionellen Auftritt bei.

Häufig auftretende Fehler, die man vermeiden sollte

Mit Tonunterlagen sollte man vorsichtig sein und möglichst sparsam damit umgehen. Entscheidet man sich für Musik oder andere Toneinlagen sollte man darauf achten, dass sie perfekt zum Thema passen und auch für das Publikum passend sind. Das gleiche gilt für moderne Animationen. Sie können auflockernd wirken, sollten jedoch nur sparsam eingesetzt werden, damit nicht zu viel Unruhe in die Präsentation kommt.

Zu den Dingen, die in einer Präsentation vermieden werden sollten, gehört Clipart. Stattdessen sollten ausdrucksstarke Grafiken zum Einsatz kommen, die einen echten Mehrwert liefern. Ablesen gehört ebenfalls zu den Fehlern, die vermieden werden müssen. Während des Vortrag sollte der Blick in das Publikum gerichtet sein und nicht auf die Notizen.

Die meisten dieser Tipps sind einfach zu beachten. Sie können jedoch einen wesentlichen Einfluss zum Erfolg der Powerpoint Präsentation beitragen. Hat man einmal die ersten eigenen Erfahrungen mit Powerpoint gesammelt, verwandelt man sich bald zu einem Experten.